Пошаговая инструкция как создать гугл таблицу с общим доступом онлайн

Создать гугл таблицу
Обновлено:

Мы привыкли создавать таблицу в “Exсel” и не задумываемся, что её можно сделать где-то еще. Как создать гугл таблицу с общим доступом в приложении “Гугл диск”, давайте выясним. Сравнивать возможности этих программ я не берусь, для этого нужно быть экспертом, а я таковым не являюсь.

Для меня гугл таблицы – это еще одна возможность расширить свои знания в области компьютерных программ, созданных для комфортной работы. Вот и познакомимся, а может, и подружимся с новыми для нас сервисами “Google”.

Мы уже знакомы с “Excel”, теперь нам нужен документ с общим доступом, чтобы не приходилось пересылать его по почте своим сотрудникам или не оставлять копию в облачном хранилище для редактирования другим лицам. Параллельно будем рассматривать возможности гугл таблицы пошагово.

Как создать гугл-таблицу с общим доступом

В какой-то мере гугл таблицы – это конкуренты офисной программы “Excel”, но по уровню своих возможностей “Гугл” пока отстает от этого корифея. Хотя заметила, что и здесь почти каждый день появляются новые функции в работе. 

Мне, как человеку не занятому сложными аналитическими вычислениями и бухгалтерским и финансовым учетом, с избытком хватило бы и того, что сегодня предлагает “Гугл диск” своим пользователям. Но конкурентная борьба за привлечение человека к своим ресурсам не дает спать спокойно и таким интернет-гигантам, как “Google”.

Но есть у таблицы “Гугла” одно большое преимущество перед другими – возможность открыть общий доступ к документу всем, кому это необходимо. Он позволяет работать с информацией нескольким сотрудникам. Так вот для того, чтобы создать гугл таблицу с общим доступом, первое, что делаем, это регистрируем аккаунт в “Google”, если его нет. Как это сделать, смотрим здесь. Это позволит нам пользоваться всеми приложениями “Гугла”, в том числе и диском. 

Создаем таблицу, как ее красиво оформить описано ниже. Открыть доступ к нашему документу позволит, расположенная справа от нас на экране в верхнем углу большая ярко-зеленая кнопка “Настройки доступа”, кликаем по ней. Перед нами всплывает окно, в котором мы прописываем адреса электронной почты людей, которым хотим открыть доступ, и отправляем ссылку.

Как открыть доступ к таблице гугл

Пользователи, получившие ссылку, могут ее просматривать или редактировать. Что они будут делать, зависит от того, какие перед ними стоят задачи, и что мы разрешим им. Функция редактирования позволит нашим друзьям и коллегам вносить данные, писать комментарии и участвовать в обсуждениях.

Все действия происходят онлайн, вы тут же видите, что делают коллеги, а если сейчас вам некогда, то можете позже посмотреть историю комментариев. Данная опция расположена рядом с зеленой кнопкой общего доступа.

А можем отправить ссылку только для того, чтобы человек познакомился с данным документом без права вносить изменения, тогда в меню будет ярко-зеленым гореть кнопка “Только просмотр”. 

Как работать с гугл таблицами

А теперь по шагам познакомимся с возможностями гугл таблицы для обычного пользователя. Для этого открываем “Гугл диск”, нажимаем кнопку “Создать” или на пустом поле правой кнопкой мыши кликаем, выпадает меню, в нем выбираем “Google Таблицы”. Открывается новый документ – таблица с пустыми ячейками. Переименовываем его так, чтобы сразу стало понятно, о чем он.

Как работать с гугл таблицами

Например, напишем название “Отчет по дням”. Рядом с названием документа стоит звездочка, которая позволяет выделить его из общего списка. Но пока таблица у нас одна, выделять не будем. Если у вас уже есть папка, в нее можно переместить данный документ, нажав на значок. Если папку не создали, можно сделать это позже, вернувшись на шаг назад, и уже в неё поместить наш готовый документ.

Знакомимся с возможностями редактора, просматриваем меню. Многое нам знакомо по “Excel”, это делает работу приятной и легкой. Основное меню и контекстное во многом совпадают. Хотя список возможных функций в “Эксель” намного шире, но даже того, что сегодня предлагает “Гугл”, хватает, чтобы не чувствовать дискомфорта.

Изменение формы таблицы

Начинаем создавать скелет нашей гугл таблицы с общим доступом, потом мы заполним его мышцами, нервами в виде цифр и слов. Приблизительно мы уже понимаем, что хотим создать исходя из наших потребностей. Приступаем к практическим занятиям.

Например, нам нужен отчет по каждому дню и количеству сделанных (условно) деталей разного размера. Важен итог за день и за месяц по каждому размеру деталей. Начнем с того, что сделаем шапку таблицы, куда выносим:

  • дату;
  • наименование и размер деталей;
  • сами размеры;
  • итого за день.

Общей для нескольких ячеек является строка, где пишем наименование и размер деталей, и ее объединяем, с помощью значка. Десятый размер шрифта нас не устраивает, увеличиваем до 14 и делаем жирным. Текст в ячейках, чтобы он смотрелся красиво и был удобен для чтения, выравниваем по центру. Делаем это с помощью значка в контекстном меню, предварительно выделив строку или столбец.

Шапка готова, мы сделали ее удобной и функциональной, с учетом наших потребностей. По аналогии делаем любую другую форму гугл таблицы. Главное, чтобы в нашей голове был набросок или эскиз, а по мере создания вносим коррективы.

Только поработав с таблицей, можно понять насколько она тебе подходит. Если что-то не устраивает и чего-то не хватает, мы можем добавить строки или столбцы, для этого есть функция “Вставка”. Заметили, что не пользуетесь каким-то столбцом, или строка лишняя – убираем их с помощью кнопки “Изменить”, в выпадающем меню которой, есть такие возможности.

Заливка ячеек

В работе с таблицами есть такая функция, как заливка фона ячеек. Иногда это необходимо, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в данной ячейке. А иногда просто для того, чтобы скучный черно-белый цвет нас не угнетал, раскрашиваем их с помощью заливки фона. Выбор цвета производим соответствующим значком.

Гугл таблица как работать

Вот теперь совсем другое дело. Документ радует глаз, и работать в нем приятно. Это необязательное условие, возможно для официальных документов такую радугу не стоит применять, а вот для личного использования можно. Хочу обратить внимание еще на одну деталь, которая позволяет сократить затраты вашего времени при оформлении.

В графе “Дата” мы прописываем только одну строку: 01.01.2019, далее устанавливаем курсор на правом нижнем углу ячейки, на квадратике зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз столько, сколько нужно нам. Останавливаемся и отпускаем мышь, даты проставляются сами. Таким же образом можно и заливку растянуть на нужное нам количество ячеек.

Гугл таблицы, как закрепить строку

Когда таблица большая, то работать с ней становится неудобно. Строка с обозначением ячеек уходит с экрана, и приходится все время прокручивать колесико, чтобы найти то, о чем идет речь в данном столбце или строке.

Чтобы этого не происходило, в меню открываем вкладку “Вид”. В выпадающем меню выбираем “Закрепить” и далее по стрелке – одну строку или более. В данном документе нужно закрепить две строки, что мы и сделали.

Гугл таблицы как закрепить строку

Таким же образом закрепляем и столбец, в данном случае один. Теперь, какой бы длинной не была таблица, всегда на экране, перед нашими глазами будут даты и размеры. Очень мне нравится эта возможность закрепки строк и столбцов. Без нее работа была бы некомфортной, а при сегодняшних размерах экрана планшета, смартфона вообще невыносима.

Новый лист таблицы

Часто так бывает, что одним листом в таблице не ограничился, требуется создать второй, а может и больше. Для этого в левом нижнем углу есть кнопка +(плюс), кликаем по ней и попадаем в новый лист.

Теперь надо листы гугл таблицы переименовать для удобства работы. Таблица у нас условно называется “Отчёт по дням” и на первом листе речь шла о месяце январь, логично, что на втором листе будет таблица февраля. Так и называем.

таблицы гугл создать

Наводим курсор на слово Лист, кликаем правой кнопкой мыши. Из выпавшего списка выбираем “переименовать” и называем Февраль, первый лист переименовываем в Январь. Сколько в вашей таблице будет листов определяете по потребностям.

Если хотите, можно изменить цвет ячейки с названием листа на любой другой по вашему вкусу. У меня январь, февраль ассоциируется со снегом и метелями, поэтому цвета выбираю синий и фиолетовый. Для этого правой кнопкой мыши кликаем по названию листа и выбираем цвет заливки.

Гугл таблицы как работать с формулами

Человечество не зря изобрело компьютер, он избавил нас от рутинной работы, такой как складывание и вычитание. Нужно только уметь формулу задать. Вот как это делается.

В нашей таблице есть столбец “Итого за день”, на первую строку этого столбца наводим курсор и ставим знак равно =сумм, открываем скобки (выделяем все строки, которые надо посчитать) скобки закрываем, клавишей Enter подтверждаем действие. Формула выглядит так: =СУММ(B3;G3) и видим мы её над таблицей.

Гугл таблицы как работать с формулами

Теперь, чтобы формула работала на всех строках, устанавливаем мышку на правый нижний угол первой ячейки столбца “Итого” и тянем вниз столько, сколько нам нужно.

Теперь все цифры, которые мы будем заносить в таблицу, сразу будут формулой считаться. И нам не придется вспоминать таблицу умножения или сложения. Итоговая цифра тут же изменяется, это очень удобно, когда вам приходится вносить в гугл таблицу много информации по расходам и поступлениям.

Далее, нам интересны итоги за какой-то период, чтобы их посчитать, необходимо выделить ячейку, где эта сумма будет записана. И выполняем те же действия, =сумм(выделяем ячейки столбца), нажимаем Enter. Теперь вам известна сумма всего за выбранный период.

Формулы в гугл таблицах

Работа с ячейками таблицы

Иногда голые цифры вызывают вопросы, или эту ячейку надо как-то пометить, для этого есть функция “Примечания”. Наводим курсор на выбранную ячейку и нажимаем правую кнопку мыши, в выпадающем меню -  пункт “Вставить примечание”. Кликаем по нему и пишем текст, чтобы текст сохранился, щелкнем мышью на любом поле.

Примечание закрылось, но в прямоугольнике ячейки в правом верхнем углу появился треугольник. Когда наводим курсор на этот треугольник, всплывает наше примечание. Если примечание нам больше не нужно, кликаем правой кнопкой на ячейку и выбираем “Удалить примечание”.

Есть ещё одна, на мой взгляд, интересная функция, позволяющая комфортно работать с гугл таблицами. В том же выпадающем меню есть кнопка “Комментарии”, кликнув по ней, мы можем оставить комментарий с вопросом или утверждением.

Комментарии в таблице

Чтобы получить ответ на свой комментарий, мы открываем общий доступ к таблице тому сотруднику, который нам нужен. Получив письмо со ссылкой на наш документ, коллега получает доступ к участию в обсуждении или редактированию.

В левом нижнем углу листа, там, где стоит наименования листа (Январь) мы видим, что идет обсуждение и есть два комментария. Все это помогает быстро решать любые вопросы, не прибегая к телефону и не требует дополнительных объяснений. Как только вопрос снят, в окнах комментария жмем “Вопрос решен” и все комментарии скрываются.

Ссылки на ячейки гугл таблицы

Если нам требуется перенести какую либо информацию с листа “Январь” на лист “Февраль”, и для нас важно понимать откуда у нас эта информация, то здесь нам помогут ссылки.

ссылки в таблице

Для этого выделяем ячейку на листе “Февраль”, ставим знак = (равно), переходим на лист января. Выделяем нужную нам ячейку и клавишей Enter, подтверждаем наше действие. Возвращаемся в февраль и видим перенос информации в ячейку из листа “Январь”. Если нужно перенести всю информацию из этого столбца, то наводим курсор на правый нижний угол ячейки и тянем вниз столько сколько есть заполненных ячеек. 

Мы захватили лишнюю строку и при внесении изменений в ней в январе, автоматически информация переносится в февраль. Таким образом, если нам нужно, чтобы информация с одного листа тут же заносилась и во второй, то мы просто захватываем лишними столько ячеек, сколько нужно.

Наша память несовершенна, с течением времени людям свойственно забывать и важную информацию. А что говорить о цифрах в таблице. Чтобы не ломать потом голову откуда взялись эти цифры в помощь нашей памяти и создана данная функция, наведя курсор на ячейку мы сможем узнать, откуда информация в ней.

Фильтры таблицы

Гугл таблица, как работать с фильтром? Для этого нам нужно выделить ячейку столбца там, где буквенное обозначение, затем нажимаем знак фильтра в контекстном меню и выбираем “Новый фильтр”. 

Фильтр в гугл таблице

Над нужным нам столбцом появляется активный знак фильтра. Кликаем по нему и в окне сначала очищаем все, затем выбираем даты, которые хотим отфильтровать и нажимаем Ок. Таблица сокращается до нужных нам строк. Лишняя информация нам теперь не мешает провести анализ по определенным дням. 

Чтобы снять фильтр, кликаем на активный знак фильтра, в окне выбираем сначала “Очистить”, а потом “Выбрать все” и Ок. Таблица возвращается в исходное состояние. Нажимаем на крестик и фильтр становиться не активным.

Выводы

Вот мы и выяснили, как создать гугл таблицу с общим доступом, разобрали  шаги по ее созданию, познакомились с некоторыми возможностями. Научились заливать фон ячеек и закреплять области, сделали шапку документа, задали формулы, и сейчас с таблицей можно работать и получать удовольствие от работы.

Так же как в гугл документах, так и в таблицах сохранять специально ничего не нужно. Сохранение происходит автоматически. Все, что создали сегодня сохранено и завтра можно продолжать работу, даже на другом компьютере. Входите в свой аккаунт в “Google”, главное условие, чтобы было подключение к интернету, и делайте анализ на основе табличных данных.

Если статья была вам полезна, порекомендуйте ее друзьям в социальных сетях, сделайте репост и получите купон на участие в розыгрыше крутого приза, а перед этим можно познакомиться с отзывами тех, кто уже выиграл ноутбук. 

А вы пользуетесь сервисами “Гугла”, что вам нравится в них, а что вызывает раздражение? Поделитесь мнением в комментариях, мне будет интересно узнать. Хотите первыми получать информацию о выходе новых статей - нажмите сюда.

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

  • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
  • Получи персональный купон
  • Выиграй ноутбук LENOVO или HP

Смотреть отзывы

LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6", Windows 10

2 комментария

  • Аватар комментатора Игорь Игорь
    Статья полезная,буду ещё изучать и применять.Спасибо.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Galina Vedeneva Galina Vedeneva
      Игорь, спасибо за поддержку.
      Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение