Инструкция как работать с гугл документами для чайников с фото

Как работать с гугл документами

До недавнего времени я не знала о существовании такого сервиса, как “Google документы”. Оказалось, что в нем открываются дополнительные возможности, которых нет в “Ворде”. Как работать в гугле, как создавать текстовые файлы, не тратя на это много времени и сил?

Создать гугл документ несложно, достаточно иметь аккаунт в Google, это открывает доступ к гугл диску, где и работаем с текстом. Гугл диск – это облачное хранение созданных документов, оно позволяет работать с ними в любом месте и с любого устройства, лишь бы был доступ в интернет.

Сегодня все люди ценят свое время, никто не хочет ждать. Гугл документы позволяют сократить время на пересылке важной информации от сотрудника к сотруднику с помощью такой функции, как общий доступ. Тем самым уменьшив расстояние от идеи до воплощенного проекта.

Как работать с гугл документами

Начнем с того, что выясним, где создаются документы, что такое гугл диск? Google Диск – это сервис, с помощью которого можно работать с разными файлами. Так как это облачное хранение, то работать в нем можно с любого ПК и планшета без установки дополнительных программ.

Иногда так бывает, что с вашим ПК что-то произошло, для восстановления документов, вам потребуется обращение в сервисный центр по ремонту компьютерной техники. А на ремонт и восстановление потребуется время, и не факт, что все данные сохранятся.

регистрация почты в гугл открыть гугл диск

Или работала с документом на домашнем компьютере, а завтра нужно продолжить на рабочем месте, для этого просто откройте Гугл Диск, найдите свой вчерашний труд и продолжайте его редактировать. На мой взгляд, это большое преимущество.

Чтобы получить доступ к диску, для начала нужно зарегистрировать почту в гугле, так же, как в любом почтовом сервере. После регистрации почтового ящика у вас появляется свой аккаунт и возможность пользоваться всеми приложениями Google.

Выбираем гугл диск, кликаем мышкой и открываем, именно здесь уже можно создавать ваш новый файл. Возможностей работать с текстом достаточно, чтобы не горевать о “Ворде”.

Создание нового документа

Сначала создаем папку, переименовываем её по названию тех документов, которые будут в ней храниться. Вы же планируете работать со множеством разнообразных текстов, чтобы потом не искать их в одной куче, лучше сразу навести порядок.

Называете папки по тематике хранящихся в них документов, если тема слишком обширная, то в данной папке создаете ряд других, разбитых на более узкие темы. Тогда легко будет найти свой текст, даже если создали их много.

Здесь все похоже с “Вордом”, поэтому вы уже знаете, как сохранять документы и в каких папках. Нажимаем кнопку “Создать”, в ней “Новая папка”, переименовываем её, например, в “Текст” и кликаем “Ок”.

создать новую папку переименовать документ

Далее уже открываем нашу папочку, в ней опять жмем кнопку “Создать”, а ещё можно на пустом поле кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать “Документ”. Открывается новый гугл документ, в котором начинаем работать.

Лучше сразу изменить название, чтобы понимать, о чем этот будущий текст. Это отличит его от других созданных позже файлов. И тогда вы сэкономите время на его поиске.

Знакомимся с интерфейсом и многое узнаем – со многим встречались, работая в “Ворде”. Здесь есть возможность отменить предыдущее действие или повторить его, послать файл на печать, изменить размер и цвет шрифта, цвет фона.

Все это нам знакомо, поэтому работается легко, даже такому чайнику, как я. Поговорим, например, о вставке, для этого нажимаем соответствующее слово, выбираем нужный файл или таблицу, и вуаля! Также здесь в выпадающем меню функции “Вставка” есть раздел “Оставить комментарий”.

При нажатии на него выделяется слово там, где стоит курсор, и справа всплывает окно, в котором вы пишите комментарий для себя или другого пользователя, которому открыт доступ к этому документу. Всегда есть возможность посмотреть историю комментариев.

комментарий к тексту история комментариев

Для этого кликаем на значок, который расположен рядом с синей кнопкой “Настройки доступа”, и выпадает вся история написанных и выполненных комментариев. Вы никогда не забудете, кто и когда комментировал данный файл, какие вносились при этом изменения.

Огромный плюс работы с гугл документами в том, что не надо самому сохранять текст. Сохранение происходит автоматически, и вы никогда не потеряете проделанную работу. Вас не напугает неожиданное отключение электроэнергии или внезапная поломка компьютера, ваши данные не потеряют ни строчки. Вы его найдете на том же месте, где создавали, зайдя на другом ПК или мобильном устройстве в гугл диск.

Как открыть доступ в гугл-документе

Еще одно преимущество гугл док в том, что открыть его можно и на планшете и смартфоне, для этого нужно только войти в свой аккаунт в Google. Там же можно продолжить работу над своим файлом или редактировать документ сотрудника.

Для этого можно использовать время в дороге, и вот уже двухчасовой путь на электричке – это не напрасно потерянное время. Для этого в гугл документах есть функции редактирования, просмотра и комментирования в контекстном меню.

Знак карандаша разрешает текст редактировать, значок открытого глаза даст возможность только просматривать файл без внесения изменений. Можно использовать и функцию “Советовать”, тогда текст, набранный после включения данной функции, будет вынесен в колонку справа и обозначен в качестве совета.

Позже, открыв его на рабочем месте и увидев совет, вы вспомните, что хотели добавить или изменить в данном тексте. Эта функция очень нужна тем, кто сильно загружен на работе, и запомнить ему все мысли сложно, а вносить сразу изменения нет времени. Или очень полезна тем, у кого уже образуются пробелы в памяти, такие напоминания помогут не забыть важное.

Общий доступ в гугл-документах

общий доступ

Помните, как было раньше? Создали файл, потом надо, чтобы его отредактировал твой коллега. Отправляем по почте письмо с вложенным файлом. Человек открывает, редактирует, вам отправляет обратно. Вы получаете, открываете, что-то изменяете, и опять по кругу. Такая переписка могла длиться долго.

То ли дело гугл документ – открыли общий доступ с разрешением редактировать онлайн и сразу видите, какие изменения внес ваш коллега, и что вам дальше делать. Теперь все по порядку.

В правом верхнем углу есть подсвеченная синим кнопка “Настройка доступа”, кликаем по ней. Открывается окно, в котором формируется ссылка на документ, там же выбираем адреса электронных почтовых ящиков людей, которым будет позволено работать с этим файлом.

Именно им открываем доступ на редактирование онлайн или просмотр, в зависимости от наших задач. Нажимаем кнопку “Отправить”, и ссылка ушла по нужному адресу. Человек, получивший ее, открывает гугл документ и работает с ним.

Выводы

инструкция для чайников

Мы разобрали, как легко работать в гугл документах людям, хорошо знающим персональный компьютер и его возможности, и чайникам, которые только встают на путь освоения интернет-пространства. Один раз обратившись к созданию текстового файла в гугл, ты остаешься здесь надолго.

Возможности работы в Google Docs позволяют решать все основные задачи при создании новых документов, а сэкономленное время добавляет плюсов этому сервису. Как приятно освоить что-то новое в компьютере! Так и кажется, что он стал ближе и роднее.

Повышается самооценка и настроение, ты пользуешься тем, что кто-то придумал и создал для твоего удобства. Это не все возможности работы на гугл диске, здесь можно создать таблицу, презентацию, форму. Но об этом я расскажу в другой раз.

А вы пользуетесь в своей деятельности гугл диском, расскажите в комментариях, чем он нравится? Если информация была для вас полезной, поделитесь ею с друзьями в социальных сетях.

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждого 1 и 15 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

  • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
  • Получи персональный купон
  • Выиграй ноутбук LENOVO IdeaPad

Подробно: ibook.pro/konkurs

LENOVO IdeaPad Intel Core i3-5, 8ГБ DDR4, SSD, Windows 10

2 комментария

  • Аватар комментатора Игорь Игорь
    Классная статья.Поучительно и информативно.Для меня один недостаток - картинки отрываются в маленьком размере.А так всё хорошо.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Galina Vedeneva Galina Vedeneva
      Игорь, спасибо за Ваше мнение. Наверное Вы правы, надо подумать об этом.
      Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение